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企事业商务英语函电的写作技巧

2019-05-06 15:06:43 来源:加马特教育培训网

我国许多企事业单位希望在国外设立大量的办事机构,加强国际间的经贸合作,因此,企事业间的商务活动及信息交流显得愈来愈频繁和重要。下面是小编分享的企事业商务英语函电的写作技巧,欢迎大家阅读!

企事业对外商务英语函电被广泛地运用于国际贸易的商务运作中,是实现进出口贸易的重要交流工具。企事业商务英语函电写作与发送有很大技巧,本文着重探讨企事业商务英语函电的写作技巧,以促使企事业外贸工作者能够正确、得体书写商务英语函电,准确把握信息,提高对外贸易的信息交流效率,从而获得更多的贸易实惠。

一、企事业对外商务中英语函电的语言范畴

企事业对外商务英语函电的语言有其相当的语言范畴,其使用有一定的规则。由于语言使用场合、题材、要求和目的的不同,形成了不同的交际领域,产生的各种不同变体的范畴被称为语言使用范畴。语言使用范畴应注意语言使用的三个情景因素,即具体的语言使用场合(field)、语言方式(mode)、语言信息(tenor)。各行业、各学科领域具有不同目的和不同特点的语言特色。外贸函电应用的是一种行业英语,是人们从事国际贸易活动这种特定社会环境下形成的语言载体。它不需要运用优美的描述语言,更强调逻辑、清晰和语言的准确性。句子通常要完整,同时也具有其独特的篇章结构。

1.企事业商务英语函电的语言场合

语言场合即语言环境是指在商务交际过程中实际发生的事及参与者所从事的语言活动背景。其中语言活动是重要组成部分包括谈话主题。企事业商务英语函电的语场是国际贸易进出口业务活动和业务活动中的交流工具即语言。它是贸易活动的重要表现形式,在业务操作中具体包括建立外贸关系,询盘,报盘,贸易磋商(还盘和反还盘),成交,订单和执行,支付方式信用证,交货和装运,合同,保险,索赔与代理等具体环节。这些具体情况下人们所从事的活动决定了外贸函电的语言写作原则。所使用的言语必须紧紧围绕着贸易活动这个话题进行,外贸工作者必须使用能够有效地表达这个话题的语言项目,包括各种套语。

2.企事业商务英语函电的语言方式

语言方式是指商务交际中语体所使用的方式或渠道。商务英语函电的语言方式属于书面语,书面语往往要求语法结构完整,语句与措辞简练精确,便于查阅。从传播商业信息的渠道上看,它又有信件、传真、电子邮件等形式。在现代高速进行的商务活动中电子邮件是最方便快捷的通讯方式。随着网络的广泛普及,通过网络的方式人们可以跨越时空进行信息的及时交流。各个公司可以建立信息交流平台,企事业外贸工作人员可以及时收到客户对订单的反馈并配合工厂提高跟单质量。与此相对应的语言表达也要求简明扼要、信息含量大,这样才符合商务活动的总体要求。

3.企事业商务英语函电的语言信息

企业商务英语函电的语言信息包含语言使用者的地位和相互之间的关系及语言使用者使用某一语体的意图两个方面。商务英语函电的使用者是从事国际贸易社团之间各个层次的专业人士,使用外贸函电是为了洽谈商务,使商品的进出口买卖可以顺利高效地进行以获取最大的经济效益。同时还要以国际上接收的行事方式使来自各自不同文化的人们能更快地、更好地相处。因此,其语言要求目的性强,严谨庄重,思路清晰,行文简约,语言信息量大而准确。

二、企事业对外商务英语函电的写作技巧

1.企事业对外贸易英语函电词语篇章结构的要求

外贸函电一般都由以下七个部分组成:信头,日期,封内地址,称呼,正文,结尾谦称和签名。在进出口贸易跟单过程中,还有些固定的文档是必不可少的,它们通常有统一的格式。其中包括销售合同(Sales Contract),发货通知书(Shipping Advice),商业发票(Commercial Invoice),装箱单(Packing List),提单(Bill of Lading),信用证(Letter of Credit)。有时卖方还要求买方提供产地证(Certificate of Original),SGS商品检验报告(SGS Original Certificate of Quality and Quantity)。

2.企事业对外贸易函电的套语的使用

(1)外贸术语如:inquiry(询价或询盘),offer/quote/quotation/(报价或报盘),counter-offer(还盘),complaint(索赔)。

(2)外贸缩语如:FOB(Free on board)离岸价格,ULF(Cost,insurance and freight)到岸价格,L/C(letter of Credit)信用证,(Telegraphic Transfer)电汇,G.W(Gross weight)毛重,B/L(Bill of Lading)提单。

(3)常用外贸习惯用语和短语如:to make an quotation to sb.向某方报价,to place an order for sth.with sb.向某方下订单,for your reference仅供参考,等等。

3.商务英语函电离不开英语语言规律的表达技巧

在商务英语函电表达中,我们一定要遵循英语语言规律的表达技巧,英语语言与汉语语言在表达上有一定区别,我们在使用英语时一定要掌握英语语言表达技巧,才能准确传达我们要表达的信息。

4.企事业对外贸易商务英语函电的语法特征

商务英语函电,还是有效的自我推介名片,其用词和语法表达非常重要,它不仅意味着礼貌,还意味着在函电中能非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、相互的理解和尊重。我们还要做到使用积极的智慧语言和把握准确的语气准时回复客户信件。

三、企事业对外商务英语函电的写作应该把握几个环节

英语书面表达能力在日益激烈的商贸竞争中显得尤为重要。每个人要根据自己实际情况,按照本文讲述的方法去做,坚持不懈,持之以恒,一定会有所收获。当然在写作时我们应注意:

1.避免使用具有不同或者不明确意思而又产生歧义的单词;段落划分要清晰,表达要有力,通常一个段落表达一个观点,文本一定要简洁,避免累赘的表达、避免不必要的重复。

2.同时要灵活恰当地使用标题,灵活恰当地使用标题可以使函电的正文开头避免重复内容;函电应该写得具体、明确。

3.准确表达不仅是指语法、标点符号和拼写使用得正确,而且要采用合适的语气来帮助达到目的。其内容必须是实事求是的信息,尤其要保证数据的精确及术语的严格准确,因为它们是各种单据的依据,会涉及买卖双方的权利、责任与利益。

总之,外贸函电是涉及语言、交际技巧、国际贸易和文化背景的综合写作。只有把语言与商务贸易综合起来考虑,才能恰如其分地使用商务英语函电,才能跟上电子邮件和图文传真等现代通讯方式时代的发展,才能高效率进行贸易信息交流,促进经济贸易的繁荣和发展。

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